Gizlilik Politikası

KVKK Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası Son güncelleme: 13.10.2026 1. VERİ SORUMLUSU 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında MasrafAI mobil uygulaması ve yönetim paneli ("Uygulama") için veri sorumlusu: • Vedat Kaya • Adres: Necip Fazıl Mahallesi, Yeşil Irmak Sokak No:22/C, 34773 Ümraniye / İstanbul • E-posta: destek@masrafai.com Uygulamayı kullanan şirketlerin çalışanlarına ait masraf kayıtları bakımından, ilgili şirket kendi çalışanları için veri sorumlusudur; MasrafAI bu verileri o şirket adına ve talimatları doğrultusunda işleyen "veri işleyen" konumundadır. 2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER • Kimlik ve iletişim bilgileri: ad soyad, e-posta adresi, şirket adı, vergi numarası (şirket kaydında), departman ve yönetici bilgisi. • Hesap ve güvenlik bilgileri: şifrenin geri döndürülemez şekilde şifrelenmiş hali (açık şifre saklanmaz), oturum kayıtları. • Masraf verileri: fiş/fatura fotoğrafları ve PDF'leri, bunlardan okunan tarih, tutar, KDV, satıcı unvanı ve vergi numarası, masraf açıklaması, masraf kodu, onay/ret bilgisi ve gerekçesi. • Z raporu verileri: yazar kasa Z raporu fotoğrafları ve okunan satış/tahsilat tutarları. • Abonelik ve ödeme bilgileri: seçilen paket, ödeme tutarı ve tarihi, ödeme sonucu. Kredi kartı bilgileri sunucularımıza ulaşmaz ve tarafımızca saklanmaz; ödeme, iyzico'nun güvenli ödeme sayfasında işlenir. 3. İŞLEME AMAÇLARI • Kullanıcı hesabının ve şirket hesabının oluşturulması ve yönetilmesi • Fiş, fatura ve Z raporu görüntülerinin yapay zekâ ile okunarak masraf kaydına dönüştürülmesi • Masrafların şirketin tanımladığı onay zincirinden geçirilmesi • Muhasebe programlarına (Luca, Mikro vb.) aktarım dosyalarının hazırlanması ve e-posta ile gönderilmesi • Abonelik, faturalandırma ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi • Bilgi güvenliğinin sağlanması, hataların giderilmesi ve destek taleplerinin yanıtlanması • Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi 4. HUKUKI SEBEPLER VE TOPLAMA YÖNTEMİ Kişisel verileriniz; Uygulama, yönetim paneli ve e-posta yoluyla elektronik ortamda toplanır ve KVKK m.5/2 kapsamında şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir: • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (abonelik ve hizmetin sunulması) • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (vergi ve ticaret mevzuatı) • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (bilgi güvenliği, hizmet iyileştirme) 5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI Kişisel verileriniz reklam veya pazarlama amacıyla hiçbir üçüncü kişiye satılmaz ve paylaşılmaz. Hizmetin sunulabilmesi için yalnızca aşağıdaki hizmet sağlayıcılarla, gerekli olduğu ölçüde paylaşılır: • Anthropic PBC (ABD) - fiş, fatura ve Z raporu görüntülerinin metne dönüştürülmesi (yapay zekâ ile okuma). Görüntüler bu amaçla yurt dışındaki sunuculara iletilir; bu aktarım KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir. • İyzi Ödeme ve Elektronik Para Hizmetleri A.Ş. (iyzico, Türkiye) - abonelik ödemelerinin alınması. • Barındırma ve e-posta hizmet sağlayıcıları (Türkiye) - verilerin saklanması ve bildirim / aktarım e-postalarının gönderilmesi. • Yetkili kamu kurum ve kuruluşları - mevzuatın zorunlu kıldığı hallerde. 6. SAKLAMA SÜRELERİ • Hesap ve masraf verileri, şirketinizin aboneliği devam ettiği sürece saklanır. • Onaylanan veya reddedilen masraflara ait fiş fotoğrafları, karar tarihinden itibaren 12 ay sonra otomatik olarak silinir; fişten okunan masraf bilgileri muhasebe kaydı olarak saklanmaya devam eder. • Hesap kapatma talebinden itibaren 30 gün içinde şirkete ait tüm veriler ve fotoğraflar silinir. • Mevzuat gereği daha uzun süre saklanması zorunlu olan kayıtlar (örneğin ödeme ve fatura kayıtları) yasal süre boyunca saklanır. 7. VERİ GÜVENLİĞİ Veriler şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden aktarılır; şifreler geri döndürülemez biçimde şifrelenerek saklanır. Her şirketin verisi diğer şirketlerden ayrı tutulur ve yalnızca o şirketin yetkili kullanıcıları tarafından görüntülenebilir. 8. KVKK KAPSAMINDAKI HAKLARINA KVKK'nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme haklarına sahipsiniz. 9. BAŞVURU Haklarınıza ilişkin taleplerinizi destek@masrafai.com adresine e-posta ile iletebilirsiniz. Talepleriniz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. 10. DEĞİŞİKLİKLER Bu metin gerektiğinde güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman www.masrafai.com adresinde yayımlanır.